Điều 7. Hồ sơ hải quan, đăng ký hồ sơ hải quan
1. Khi làm thủ tục hải quan, người khai hải quan phải nộp và xuất trình hồ sơ hải quan gồm các chứng từ sau:
a) Đối với hàng hoá xuất khẩu:
- Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu;
- Bản kê chi tiết hàng hóa đối với lô hàng có nhiều chủng loại;
- Giấy phép của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với hàng hóa phải có giấy phép xuất khẩu theo quy định của pháp luật;
- Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng trong trường hợp cần thiết do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quy định;
- Các chứng từ khác theo quy định của pháp luật đối với từng mặt hàng cụ thể mà người khai hải quan phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan hải quan.
b) Đối với hàng hoá nhập khẩu:
- Tờ khai hải quan hàng hoá nhập khẩu;
- Hóa đơn thương mại;
- Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng;
- Giấy phép của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với hàng hóa phải có giấy phép nhập khẩu theo quy định của pháp luật;
- Bản sao vận tải đơn;
- Bản kê chi tiết hàng hóa đối với lô hàng có nhiều chủng loại;
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) quy định tại khoản 2 Điều 10 Nghị định này;
- Giấy xác nhận đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa của tổ chức giám định hàng hoá hoặc Giấy thông báo miễn kiểm tra nhà nước về chất lượng do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cấp đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thuộc diện phải kiểm tra nhà nước về chất lượng;
- Chứng từ khác theo quy định của pháp luật đối với từng mặt hàng cụ thể.
Các giấy tờ trên nếu là bản sao thì phải được người đứng đầu tổ chức kinh doanh hoặc người được người đứng đầu tổ chức kinh doanh ủy quyền xác nhận, ký tên, đóng dấu. Người xác nhận, ký tên, đóng dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của các giấy tờ này.
2. Trường hợp được Chi cục trưởng Chi cục Hải quan cửa khẩu hoặc Chi cục trưởng Chi cục Hải quan ngoài cửa khẩu (sau đây viết là Chi cục trưởng Hải quan) chấp nhận, người khai hải quan được nộp chậm các chứng từ sau:
a) Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O). Thời hạn nộp chậm không quá 60 (sáu mươi) ngày, kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan;
b) Các chứng từ khác thuộc hồ sơ hải quan (trừ tờ khai hải quan). Thời hạn nộp chậm không quá 30 (ba mươi) ngày, kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan.
3. Trước thời điểm công chức hải quan kiểm tra thực tế hàng hoá, nếu người khai hải quan có văn bản đề nghị, được Chi cục trưởng Hải quan chấp nhận, thì người khai hải quan được rút lại tờ khai hải quan đã đăng ký để bổ sung, sửa chữa hoặc thay tờ khai hải quan khác.
4. Yêu cầu về hồ sơ hải quan và đăng ký hồ sơ hải quan đối với các trường hợp khác:
a) Người khai hải quan được đăng ký tờ khai hải quan đối với hàng nhập khẩu trước khi hàng hoá đến cửa khẩu trong thời hạn quy định của pháp luật về thuế đối với hàng hoá xuất nhập khẩu;
b) Chủ hàng thường xuyên xuất khẩu, nhập khẩu các mặt hàng ổn định, trong một thời gian nhất định của cùng một hợp đồng mua bán được phép sử dụng một tờ khai hải quan (đăng ký tờ khai một lần) để làm thủ tục hải quan xuất khẩu, nhập khẩu mặt hàng đó trong thời gian giao hàng quy định tại hợp đồng mua bán;
c) Chính sách thuế, chính sách quản lý xuất nhập khẩu thực hiện theo quy định của pháp luật có hiệu lực tại thời điểm xuất khẩu, nhập khẩu thực tế hàng hóa;
d) Người khai hải quan được khai hải quan bằng cách khai trên máy tính của mình đã được nối với mạng máy tính của cơ quan hải quan theo quy định của pháp luật.
5. Khi làm thủ tục đăng ký hồ sơ hải quan, công chức hải quan có trách nhiệm: kiểm tra các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan; kiểm tra nội dung khai hải quan; đối chiếu nội dung khai hải quan với các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan; đăng ký hồ sơ hải quan theo quy định của pháp luật. Trường hợp không chấp nhận đăng ký hồ sơ hải quan thì phải ghi rõ lý do không chấp nhận để người khai hải quan biết.