| BAN TỔ CHỨC SỰ KIỆN | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc |
QUY CHẾ BỐC THĂM GIẤY MỜI
(Về việc tham dự buổi Thuyết trình với chủ đề “Làm thế nào để xã hội An định, Hài hoà, Thống nhất, thế giới Hòa bình” tại Trung tâm hội nghị quốc gia Mỹ Đình) I. Quy chế bốc thăm giấy mời. 1. Những quy định chung: 1) Tất cả các Đạo tràng, cá nhân gửi đăng ký hợp lệ và được Ban tổ chức
thông báo trên DANH SÁCH TRÚNG TUYỂN VÀO VÒNG BỐC THĂM
(file 1 đính kèm) đều được tham gia bốc thăm. 2) Mỗi Đạo tràng chỉ cử 1 người đại diện đến bốc thăm; 3) Trường hợp ủy quyền: Trong trường hợp người đại diện vắng mặt
được uỷ quyền cho người đi thay thế (có giấy ủy quyền theo quy định) 4) Đại biểu (có tên trong danh sách - file 1 đính kèm) đến bốc thăm có mặt
tại địa điểm bốc thăm đúng giờ quy định. 5) Giấy tờ mang theo:
- Đối với Đạo tràng: Chứng minh thư, danh sách đăng ký bản gốc có
đầy đủ chữ ký của Trưởng Tràng; giấy ủy quyền (nếu được ủy
quyền); thông báo bốc thăm.
- Đối với cá nhân: Giấy chứng minh thư và giấy ủy quyền (nếu là
người được ủy quyền), thông báo bốc thăm; 2. Thông báo về số lượng thăm: 1) Tổng số thăm phát hành: 8031 Phiếu thăm (bao gồm cả miền bắc và
miền nam) Tại hội trường Mỹ Đình:
▪ Số thăm trúng: 5.269
Hội trường chính: 2.119 Phiếu trúng
Hội trường phụ: 3150 Phiếu trúng;
▪ Số thăm trượt: 2762; 2) Tỷ lệ thăm trúng là: 5.269/8.031, chiếm 65,6 % 3) Tỷ lệ thăm trượt: 2.762 chiếm 34,4% 3. Cách thức bốc thăm. ▪ Đối với đạo tràng: Người đại diện sẽ lên bốc thăm, số thăm được bốc
đúng bằng số thành viên hợp lệ của đạo tràng theo danh sách mà BTC
công bố (file 1). ▪ Ví dụ: Đạo tràng A đăng ký 100 người thì được bốc 100 phiếu thăm,
nếu bốc 120 thăm thì phải trả lại 20 thăm; ▪ Đối với cá nhân hợp lệ được bốc một thăm của mình 4. Quy định thăm Trúng và thăm trượt: ▪ Thăm trúng có hai loại:
- Trúng vào Hội trường Mỹ Đình, có ghi: Chúc mừng bạn đã
trúng hội trường chính Mỹ đình.
- Trúng hội trường phụ Mỹ Đình có ghi: Chúc mừng bạn đã trúng
hội trường phụ Mỹ Đình. ▪ Thăm trượt có ghi: Chúc bạn may mắn lần sau II. Quy trình bốc thăm: 1. Ngày giờ bốc thăm: 8h sáng ngày 26 tháng 11 năm 2017 2. Địa điểm bốc thăm: Trung tâm huấn luyện bồi dưỡng nghiệp vụ Đường Kiều Mai, Phường Phúc Diễn, Quận BắcTừ Liêm, Thành Phố Hà Nội Bước 1: Đón tiếp từ cổng 1. Giờ đón tiếp khách bắt đầu từ 7 giờ kém 15 2. Khách đến mời vào trong sân Hướng dẫn chỗ gửi xe 3. Đối chiếu các thủ tục cần thiết đối với các thành viên đến bốc thăm với Danh sách đăng ký: Đối chiếu chứng minh thư tên người vào danh sách; Đối chiếu số báo danh 4. Hướng dẫn khách lấy STT: Sau khi đối chiếu xong khách sẽ chỉ có một lối để đi vào và sẽ phát luôn STT cho khách tại một bàn được bố trí ở đây: Phiếu số thứ tự thì tương ứng với số danh sách thành viên đến bốc thăm; 5. Hướng dẫn khách vào địa điểm bốc thăm;
- 10 bàn tiếp khách để đối chiếu CMT với danh sách đại biểu đăng ký; 01 bàn để phát số thứ tự; Bước 2: Vào bên trong phòng bốc thăm 1) Giờ bốc thăm: Giờ bắt đầu bốc thăm từ 8 giờ sáng ngày 26/11/2017; 2) Thăm được cho vào cái bao nilon nhỏ có rãnh; 3) Thùng đựng thăm ▪ Thùng đựng thăm chưa bốc: 03 thùng:
- 01 thùng thăm “trúng”;
- 01 thùng thăm “trượt”,
- 01 thùng thăm dùng để hòa lẫn cả 02 thùng “trúng” và “trượt” sau
khi đại biểu đã kiểm tra thăm; ▪ Thùng đựng thăm ở các bàn bốc: 10 thùng ▪ Thùng đựng thăm ở các bàn xử lý: ▪ Các phong bì đựng thăm sau quá trình xử lý Bước 3: Bắt đầu bốc thăm 1) Kiểm soát thăm trước khi bốc: ▪ Thăm được bố trí thành 2 thùng: 01 thùng có và 01 thùng không ▪ Mời 10 đại biểu lên bốc xác suất để kiểm tra thăm trước khi bốc 2) Sau đó đề nghị đại biểu xan đều số thăm cho 10 thùng tương ứng với 10 bàn; 3) Nhân viên Ban Tổ chức đọc to qua micro từ số 1 đến số 10 để đại biểu bốc thăm lần lượt đi vào 10 bàn, 4) Sau đó nhân viên đọc tiếp ví dụ số 11 chuẩn bị thì khi Quý vị nào đã xong ở cửa nào thì tiếp ngay vào bàn đấy; Tiếp tục sau đó lại đọc số 12 chuẩn bị…. và cứ như vậy; Bước 4: Xử lý kết quả bốc thăm 1. Sau khi bốc được thăm đề nghị chưa mở mà cầm thăm vào bàn sau (bàn xử lý kết quả bốc) để cùng với nhân viên Ban Tổ chức Mở thăm; 1) Đối với cá nhân:
▪ Khi mở thăm đề nghị thành viên có thăm cùng nhân viên Ban Tổ
chức Ký và ghi rõ họ tên, vào mặt sau của thăm;
▪ BTC ghi số báo danh vào mặt sau của thăm
▪ Toàn bộ thăm cá nhân sau khi hoàn thành việc bốc thăm cho vào
một phong bì dán niêm phong lại có chữ ký của trưởng khối liên lạc,
bộ phận an ninh và dấu của ban tổ chức, và BTC sẽ lưu giữ để xử lý
khi xẩy ra thắc mắc; 2) Đối với đạo tràng:
▪ Sau khi bốc thăm xong, cùng thành viên BTC kiểm phiếu xem số
lượng bốc đã khớp với số thành viên hay chưa
▪ Sau đó mang vào bàn xử lý kết quả cùng thành viên BTC kiếm soát
thăm trúng và trượt
▪ Sau khi kiểm xong, toàn bộ số thăm này sẽ được cho vào một
phong bì dán kính niêm phong có chữ ký của trưởng tràng hoặc
người đại diện; bên ngoài phong bì đề tên đạo tràng người đại diện
và BTC sẽ lưu giữ 2. Nhận giấy hẹn lấy giấy mời: ▪ Đối với những đạo tràng và cá nhân trúng sẽ nhận Giấy hẹn đến nhận
giấy mời ngay tại bàn Xử lý kết quả thăm. ▪ Trong giấy hẹn ghi rõ tên người bốc thăm tổng số thăm được bốc, số
lượng thăm trúng, số lượng thăm trượt, số thăm được vào hội trường
chính, số thăm được vào hội trường phụ. BTC có giấy hẹn lên nhận
giấy mời địa điểm tại đâu có chữ ký đóng dấu của ban tổ chức. 3. Chậm nhất sau 3 ngày bốc thăm (tức là tính đến hết 24h ngày 29/11/2017), Quý vị cần gửi lại cho Ban tổ chức danh sách chính thức các thành viên sẽ tham dự kèm thông tin cụ thể để BTC in giấy mời. 4. Bước 5: Thông báo kết quả bốc thăm 1. Trong quá trình bốc thăm nhân viên xử lý vi tính ngoài việc cập nhật thường xuyên số liệu “trúng” “trượt” của các thành viên cập nhật trên màn hình vi tính đối với từng đạo tràng và cá nhân; 2. Cuối buổi sẽ thông báo luôn kết quả bốc thăm
▪ Số thăm “trúng” là bao nhiêu
▪ Số thăm “trượt” là bao nhiêu;
▪ Nếu khớp với số lượng thông báo ban đầu thì xem như kết quả viên
mãn;
▪ Nếu không khớp cần có những biện pháp xử lý kịp thời; Bước 6: Bế mạc ▪ Chúc tất cả các quý vị người trúng vui vẻ an lạc giữ đúng nội quy của ban tổ chức khi vào hội trường ▪ Chúc tất cả các quý vị không trúng hoan hỉ, vì bạn vẫn có cơ hội đảnh lễ Pháp Sư vẫn còn ở chùa Bái Đính
BAN TỔ CHỨC